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La gestion du temps au travail peut être définie comme la discipline qui consiste à mettre en œuvre des outils et des méthodes de travail.
Lefebvre Dalloz
Principe de Pareto, méthode Pomodoro, loi de Swoboda-Fliess-Teltscher, Getting Things Done, matrice d’Eisenhower…
Hein ?! Quoi ?!
Ne prenez pas peur devant leurs noms !
Ce sont des outils de gestion du temps faciles et pratiques d’utilisation sur lesquels nous allons revenir. Cela va juste vous demander du temps pour trouver la ou les méthodes à appliquer à votre quotidien.
Il existe plus d’une dizaine de « lois du temps », et de nombreuses autres techniques pour optimiser vos journées de travail.
Sujet bien vaste que je vais tenter de vous résumer le plus simplement possible ! Cela permet notamment de baisser considérablement votre niveau de stress. (Ce sujet fera l’objet d’un autre article dans cette catégorie.)
Nous allons voir différentes méthodes en plusieurs articles que vous retrouverez dans « vie professionnelle mais pas seulement ».
Voici en première partie quelques définitions et outils de gestion de travail vulgarisés pour mieux gérer votre temps, votre efficacité et votre concentration.
Contents
Qu’est-ce que la gestion du temps au travail ?
Lefebvre Dalloz propose la définition qui suit.
« La gestion du temps au travail peut être définie comme la discipline qui consiste à mettre en œuvre des outils et des méthodes de travail pour parvenir à planifier des actions dans le temps, être en mesure de hiérarchiser ses priorités, mais aussi se fixer des objectifs. »
La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher
Ce sont Hermann Swoboda, professeur de psychologie de l’université de Vienne, Wilhem Fliess, médecin allemand, et Alfred Teltscher, ingénieur autrichien et professeur de Génie mécanique à l’université d’Innsbruck, qui ont mis au point cette loi de gestion du temps.
Leurs études ont mis à jour le fait que les biorythmes changeaient d’une personne à l’autre. Et que ces rythmes avaient une réelle importance sur l’efficacité.
Certaines personnes sont plus productives le matin ou le soir que l’après-midi.
Leurs travaux prennent aussi en compte les rythmes saisonniers. Ils ont déterminé qu’en fonction des saisons, on avait plus ou moins tendance à adopter certains comportements.
- Hiver : temps de repli, manque d’ensoleillement, motivation en baisse.
- Printemps : période de renaissance, de renouveau. Nouvelle motivation
- Été : période summum de votre énergie
- Automne : période d’introspection et de bilan.
Ils ont également noté que les rythmes culturels avaient leur importance. Par exemple, la France et l’Espagne ont des rythmes de vie bien différents.
Il existe aussi ce que l’on nomme les rythmes de groupe, notamment dans l’entreprise et aussi dans votre famille. Ce sont par exemple les horaires de repas.
Il est donc essentiel de déterminer votre propre rythme d’efficacité . Pour cela, soyez à l’écoute de votre corps (sommeil, faim, énergie, concentration…) Reconnaissez vos temps d’efficacité et les moments où vous avez besoin d’une pause.
Anecdote personnelle :
Lorsque j’écris pour moi, c’est principalement le week-end. Je mets le réveil à 5 H du matin, j’ai plus d’inspiration quand le monde dort encore. Et j’aime voir le lever du jour avant de faire une petite sieste.
Durant quelques heures, je ne fais qu’écrire, boire du café et prendre des micro-pauses. J’ai pris conscience d’être plus productive au printemps ou en été.
Pour écrire le reste de l’année, je m’instaure un calendrier à respecter, selon des objectifs réalisables et temporels (les fameux objectifs SMART dont je vous ai déjà parlé).
En revanche, si je travaille pour un client, j’aurais plutôt tendance à faire m’y mettre vers 7 ou 8 heures, jusque parfois tard le soir, en multipliant là aussi les micro-pauses. Et les saisons n’ont pas vraiment d’effet sur mon efficacité.
Mon rythme de travail change plutôt selon la tâche que j’ai à accomplir !
La matrice d’Eisenhower
[https://fr.wikipedia.org/wiki/Fichier:Matrice_d’Eisenhower.png]
Cette technique a été nommée ainsi d’après une citation de Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis. « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
Outil indispensable pour bien organiser sa journée en fonction de l’urgence et de l’importance des tâches à accomplir, il se divise en quatre quadrants.
- Tâches urgentes et importantes (1er quadrant)
Il s’agit des tâches à exécuter en priorité. Elles demandent un traitement immédiat. - Tâches non urgentes mais importantes (2e quadrant)
Ce sont les tâches à traiter régulièrement, à planifier. - Tâches urgentes mais non importantes (3e quadrant)
Il s’agit souvent d’interruptions, de tâches non prévues qui peuvent être déléguées - Tâche non importantes et non urgentes (4e quadrant)
Ces tâches peuvent tout simplement être supprimées.
Principe de Pareto
« Méthode des 80-20 » ou « règle 80/20 »
Vilfredo Pareto, économiste et sociologue italien, a mis au point cette loi en étudiant la répartition des richesses dans son pays de naissance : 20 % de la population détenait 80 % des richesses.
Il s’agit donc d’un principe théorisé pour la première fois à la fin du XIXe siècle. 80 % des résultats proviennent de 20 % des actions.
Ce dernier participe à diverses situations de management, de gestion de projet et de stratégie marketing.
Pour vulgariser, un petit pourcentage d’efforts peut produire de grands effets, pourvu que vous soyez bien organisé.e !
Qu’est-ce que cette méthode peut vous apporter, dans les faits ?
- Concentration d’énergie et de temps sur 20% du travail essentiel sur les points-clés qui produiront 80% des effets
- Gain de temps en supprimant les tâches non essentielles
- Plus d’efficacité associée avec la matrice d’Eisenhower.
La technique Pomodoro
Ou l’art de faire des pauses régénératrices régulières.
C’est à l’aide d’un minuteur de cuisine en forme de tomate (pomodoro en italien) que Francesco Cirillo a développé sa technique !
On lui doit donc cette solution de gestion du temps, théorisée à la fin des années 1980.
Il s’agit de se réserver des temps de pause régulièrement, après une plage de travail d’un temps déterminé, pour garder en efficacité et en concentration.
En pratique, qu’est-ce que cela donne ?
- Choisissez une tâche
- Mettez le minuteur à 25 minutes
- Profitez de ce temps imparti pour un travail intensif
- Dès que le minuteur retentit, notez l’avancement de la tâche
- Prenez 5 minutes de pause
- Au bout de 4 cycles de travail/pause, accordez-vous minimum 20 minutes de break
- Renouvelez la technique ! 1
Sources :
1 Technique pomodoro (site en anglais) https://francescocirillo.com
Nous allons nous arrêter là pour ce post. Ce n’est que le premier d’une série d’articles dans lesquels nous allons voir d’autres méthodes de gestion de temps de travail !
Et vous, vous avez déjà testé une méthode d’optimisation du temps de travail ? Laquelle, et qu’est-ce que cela vous a apporté ?